POS系統 電商

什麼是POS系統? 2020最新O2O系統整合方案

前言

隨著POS系統的發展和更新,舉凡超商、超市、百貨業、餐廳到飯店旅館,目前都已經有廣泛運用,過去傳統POS機只在商店中只能扮演結帳收銀和庫存管理的角色,現在則成了店家營運、增加業績和行銷助手,對於O2O(線下對線上)整合更是扮演相當重要的角色。而究竟POS系統是由哪些軟硬體組成?對於商家經營管理有哪些優點?需要花費多少成本?以下就讓GOSHOP101來詳細解答!

什麼是POS系統

POS系統全名為Point of Sale System,中文為銷售點情報管理系統,指的是顧客到店裡購買一項商品或服務時,透過掃描條碼讀取商品訊息如:商品價格、數量、促銷活動和產品規格等,並將資料傳送至後台紀錄和統整的一套交易系統。

關於POS-硬體方面

螢幕/電腦
用來顯示商品資訊、銷售紀錄和庫存等資料,而為考量方便性,現在除了電腦,許多POS機會搭配平板做為顯示使用。

條碼掃瞄器
商品結帳時,需要用條買掃描器來掃瞄商品,以示商品已經結帳售出。另外,在盤點庫存時也可以用掃描器自動快速掌握商品的庫存情況,就減少手動點貨紀錄的時間。

信用卡讀卡機
為符合EMV對全球晶片卡/智慧型支付卡表準,現在的POS終端機都必須配備信用卡讀卡機,如果不符規定,商家會因為有詐欺的可能性而導致巨大損失。

收據/發票列印機
雖然現在有越來越多商家已經開始以簡訊或email寄送消費收據,不過以實體店來說,實體紙本收據還是有必要的,也可以讓消費者在當下立即確認消費內容是否正確。

收銀機
在全面啟用行動支付以前,現金仍舊是主流也是王道,因此商家必定還是需要配有一台能夠有高度安全性的收銀機來放現金,好處是這還能為你省下刷卡手續費!

關於POS-軟體方面

銷售報表
大部分的POS軟體都可以整合基本的銷售報表,不過報表的內容和項目有多細、如何呈現,就會依系統不同而有差別。銷售報表可以幫助商家整合產品銷售狀況、營業額和毛利率等,也可以更容易掌握商家的產品銷售表現。

庫存管理
POS軟體有個很重要的功能,就是協助商家管理庫存情況。商品何時售出、售出多少、哪些產品特別好賣等,讓商家進一步研擬銷售或促銷策略,另外,POS機串聯不同店舖讓銷售情況可以同步更新,而隨著電商發展,現在的POS機也能夠讓O2O商家整合線上線下的庫存,方便管理。

顧客管理
維繫顧客關係是商業經營非常重要的一環,能夠培養出忠實顧客和回流客持續上門消費。而POS系統便具有顧客管理(CRM)的功能,可以追蹤顧客的消費記錄、顧客資訊和會員分級,進而針對不同級別的會員做特別折扣,也便於用簡訊、email和客戶保持聯繫。

員工績效管理
公司的業績表現和員工有密不可分的關係,因此,作為公司的管理者應該隨時掌握員工表現並設立業績目標,近一步了解哪些員工表現最佳,哪些員工可能需要額外幫助,才能讓公司營運處於最佳狀態。而POS系統除了可以用於排班和紀錄員工的出缺勤狀況,也可以從銷售結果得知員工的工作績效。

POS能夠幫助商家解決什麼問題?

減少大量人力成本 降低人為疏失

以前每天必店時你每天需要一個員工幫你盤點庫存、一個清點收銀金額、一個清潔店內環境,不僅需要的人手多,還要承擔人為出錯的可能性。但現在,有了新型的POS機,最新的庫存狀態只要一個按鈕就能一目瞭然,還能結果多個店鋪進行資訊統整,另外,也可以清楚得知每天或每月的銷售表現,不用再手動入帳,每個月底看著眼花撩亂的數字苦苦做報表,還要擔心人工key in的失誤,所有帳目和銷售狀況只要靠POS系統就能輕鬆完成。

數據報表一點通 行銷更給力

前面有提到,現在經過演化後的POS已經不再只侷限於收銀和庫存顯示功能,甚至能夠配合商家需求客製化。而現在的新型POS系統,已經都可以做到相當細緻的銷售數據整理,有哪些是熱賣款式、每項商品的營業額、消費者的年齡分佈和平均客單價等,而這些銷售資訊也有助於店家行銷活動的推廣。

店家可以針對不同層級會員或指定商品自行組合不同的折扣模組,顧客適用什麼折扣、商品有沒有參與活動、什麼東西打幾折只要掃碼就能知道,且能直接串連所有分店門市,減少人工查詢的誤差,另外也可以結合店家app,最新消息推播、會員積點都能同步到顧客手機裡的app,對忠實顧客的行銷更省時省力。

系統簡易操作 商家規模化經營

過去傳統的收銀機,每個負責的員工都必須特別花時間培訓才能搞清楚操作方式,也因為操作不那麼直覺,通常新進員工一開始都很難上手,也容易發生失誤,但面對每天那麼多金錢交易,一個小小失誤就可能造成商家大大的損失!現在新型的POS機,操作介面已經越來越人性化,所有的功能、按鈕和前後台系統操作都清楚明瞭,員工不再需要花上好幾天才能熟悉整個收銀結帳的流程。

而POS系統也有助於多間店舖的整合,每間店的營業額、銷售數據和管制設定等,都能統一掌握,大幅減少資料調閱、比對或單一機器設定的時間,另外,現在的POS機也可以協助店家員工管理,從出缺勤、個別業績到員工權限等,都能靠POS設定,以電腦取代人工,做到更嚴密的控管。

線上與線下商店整合

不管你是從線上店家擴大經營開實體店舖,還是實體店舖要轉型發展線上電商,O2O在此之中都扮演重要角色。雖然是分開兩個通路銷售,但如果你的商品都是統一進貨,那麼在庫存方面就一定需要同步,以服飾店家來說,實體店賣出一件A長褲,線上商店的A長褲庫存就會自動減少一件,確實掌握貨品情況。

另外也可以透過POS進行顧客及會員消費的整合,顧客申辦一個會員帳號就能在線上和線下店舖累積消費,已經在線上申辦會員的顧客,到了實體店同樣能夠享有折扣,再結合社群優惠推播、電子報折扣發送等,進而增加會員忠誠度。

POS機的價格

過去傳統的POS多為直接買斷,購買需要的設備搭配系統設定的軟體為一個套餐,價格約3-5萬元不等,雖然乍看並不是很高的價格,使用上也沒有太大不便,但若後續碰到設備需要維修、系統擴充功能、專人指導教學等,就都需要另外付費,就長期使用來說可能就會衍生出許多隱藏費用。

而新型POS就有點像是在一套完整的POS可以分為硬體和軟體兩個部分,通常市面上各家廠商的硬體設備價格都不會差到太多,以下提供各設備的價格參考:

常見問題

我需要POS系統嗎?

如果你過去曾經遇到以下問題:

-倉庫庫存數量和報表裡數字時常對不上
-每天都有記帳但到了月結時還是眼花撩亂
-對於店內的商品銷售狀況掌握度低
-本店經營得不錯想嘗試開分店
-經營實體店一陣子想在網路上開店

如果以上問題你碰到不只一次,且感到困擾或不知道該如何解決,也許可以讓一套完整的POS系統來協助你。對於實體店舖零售商來說,能夠省下最多時間和人力肯定是好事,不管是進貨、出貨、結帳或調閱銷售報表,只要按幾個按鈕就能完成,省去更多的時間和人力成本,還能減少手動填表記帳的失誤率,也可以和網路商店串接,發揮O2O整合的最大效益。

什麼樣的POS適合你?

首先,POS系統在使用對象上很明確地分為兩種類型:零售商和餐飲業。如果是餐飲業,整個系統配置、需要的硬體和功能就會區分的比較細,像是餐廳的桌位、餐食品項和內外場出單機等,而如果是零售商,一般就不需要那麼多的出單機,主要是系統的進銷存報表、營銷資料、顧客/會員管理和員工管理等,雖說幾家比較新的系統商POS結構可能大同小異,但在操作流暢性和整個頁面美觀程度還是有差。

最後就是售後服務方面了,在多方比較各家廠商的POS系統價格和功能性的同時,也別忘了把售後服務也考慮進去,另外,為避免日後不必要的爭議,最好也能把合約方面的問題搞清楚,不要貪圖一時的便宜、方便,最後萬一遇到要終止合約卻得賠上一大筆錢就得不償失了。

我的硬體設備應該用租的還是買的?

如果有上網做些功課就會發現,網路上對於POS系統的收費五花八門,但如果單就新型的POS軟體來說,多半是採年租式的,好處是可以當作先試用,如果不適合,到了第二年想換也不會這麼浪費。不過在硬體設備方面,許多店家可能會面臨要用租賃式還是直接購買的問題。

市面上的POS機硬體如果要從無到有,以零售商來說,所需設備加一加成本大約在1萬2到1萬5左右,如果是餐飲業費用就會更高,試店家規模大約要3萬元以上。而有些POS商家為了吸引顧客,會提供簽長租就能免費租硬體的方案,但可能一簽就是3年以上,中間如果碰到軟體不合用或要結束營業想取消,還得付違約金,之後續約也只能繼續選這種長租約的方案。確實用租的跟用買的都有兩者可能面臨的風險,因此在決定前最好還是審慎評估自己的需求。

POS商家會跟我收安裝費嗎?是否有使用教學?售後服務如何?

一般傳統POS店家因為是買斷的,不管是安裝、說明還是售後服務通常都會和店家酌收費用,以到府安裝來說,視距離大約落在3至4千元不等,而售後服務更會因為需求不同可能會有更高的收費。而新型的月/年租型POS目前市面上大多會提供免費的售後服務,雖然還是有少數商家有收安裝費,但對於系統的操作教學、諮詢和售後服務則多不再另外收費,這也是為什麼租賃型的POS價格通常不會太低的原因,但優點就是出事的時候不用怕找不到人,且軟體也有持續更新的空間。

網路上免費的POS系統可以嘗試嗎?

為了分食零售和餐飲市場的大餅,網路上有些商家會打出「免費版POS」,看似好事一樁。但天底下沒有白吃的午餐,這類型的POS商家雖然提供免費的人軟體,但硬體的錢可省不了,另外,市面上免費的POS軟體通常功能也比較簡單陽春,如果店家堪用當然沒問題,但如果用了一陣子才發現功能不敷使用,之後要換系統還得考慮相容性的問題。

此外,既然人家都提供了免費的東西,服務方面自然就沒那麼周全,用戶就得什麼都自己來,出了事也可能找不到專人立即聯繫處理,這樣的問題,對於每天幾十萬上下、業務繁忙的店家和餐飲店來說無疑是一大致命傷。

Author

chihao.weng@gmail.com

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